Während wir noch nicht sind Steuerung humanoider Roboter bequem von zu Hause aus, wie die Charaktere im Film von 2009 Stellvertreter , werden unsere täglichen Interaktionen – sowohl beruflich als auch privat – zunehmend virtuell durchgeführt.
Da Geschäftsinhaber virtuelle Veranstaltungen als kostengünstige Methode zum Erreichen einer Vielzahl von Zielen, einschließlich Webinaren, Schulungen und Konferenzen, anerkennen, ist es wichtig sicherzustellen, dass effektive Kommunikation nicht gegen Einsparungen eingetauscht wird. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass ein virtuelles Meeting das persönliche Treffen von Unternehmern vollständig ersetzen wird, aber seine einfache Einführung und Bequemlichkeit können dazu beitragen, die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Virtuelle Meetings sind jedoch nicht für jede Situation ideal, daher ist es wichtig zu wissen, wann und wie diese Technologie eingesetzt wird.
Donna Dennis, Präsidentin von Leadership Solutions Consulting und Schöpferin und Moderatorin von Amerikanische Management-Vereinigung 's dreitägiges Seminar zum Thema Führen von virtuellen und Remote-Teams , sagt, dass die Technologie zum Hauptaugenmerk wurde; Irgendwo zwischen den Blackberrys der Leute und der E-Mail verloren viele Führungskräfte ihre Beziehungen aus den Augen. 'Jetzt liegt der Fokus auf dem Management von Aufgaben, Beziehungen und Technologie', sagt Dennis, die in ihrem kommenden Buch weiter ausführt. Wissensmanagement und E-Learning.
Lee E. Miller, Influencer Trainer und Autor von UP: Einfluss, Macht und die U-Perspektive: Die Kunst, das zu bekommen, was man will , fügt hinzu: „Der größte Fehler, den die Leute machen, ist die Annahme, dass die Beeinflussung bei persönlichen Begegnungen dasselbe ist wie die Beeinflussung bei der virtuellen Interaktion. Es ist nicht. Die Regeln sind anders, weil Menschen unterschiedlich reagieren, wenn sie virtuell interagieren.“
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, ein erfolgreiches virtuelles Meeting durchzuführen.
5 Tipps für die Durchführung eines virtuellen Meetings: So bereiten Sie sich vor
'Bevor wir entscheiden, welche Technologien und Software benötigt werden, müssen wir zunächst entscheiden, wer das teilnehmende Publikum ist und welche Informationen ausgetauscht werden', sagt Drew Bowers, Forschungspsychologe in der Human Factors Group des University of Dayton Research Institute. 'Wir haben festgestellt, dass es für Präsentatoren am besten ist, ihre Daten oder Präsentationen entsprechend der Umgebung zu gestalten, in der sie präsentieren werden, oder die beste Umgebung für die Darstellung der Daten auszuwählen, die sie haben.' Bowers sagt: 'Sie können nicht einfach eine Präsentation, die Sie auf einer Konferenz vor einem Live-Publikum gehalten haben, auf einen Videomonitor für ein virtuelles Publikum stellen und die gleichen Ergebnisse erwarten, weil Sie bis zu einem gewissen Grad begrenzt sind.' , wie Sie mit Ihrem virtuellen Publikum interagieren können.
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Dennis weist darauf hin, dass Sie bei der Planung eines Meetings an einem physischen Ort die Tagesordnung des Meetings und die Bereitstellung von Materialien lockerer behandeln können. Sie haben auch den Vorteil, die Teilnehmer im Flur, an der Kaffeemaschine usw. auf den neuesten Stand zu bringen. Ein erfolgreiches virtuelles Meeting erfordert jedoch viel mehr Vorbereitung im Vorfeld. Colaric empfiehlt, virtuelle Meetings weit im Voraus zu planen. „Versenden Sie die Agenda im Voraus, erstellen Sie visuelle Elemente, um Ihre Botschaft zu untermauern, und leiten Sie sie vor dem Meeting an alle weiter, laden Sie die Mitglieder jedes Teams ein, die beteiligt werden müssen“, sagt sie.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie mindestens einen Tag im Voraus Anmeldeinformationen (Zugangscodes, URLs und Einwahlnummern) senden, damit die Teilnehmer auf erforderliche Software-Downloads testen können. Sie können die Teilnehmer auch bitten, sich mindestens 15 Minuten vor Beginn anzumelden, um die Konnektivität zu testen, schlägt Laura Stack, Autorin und Präsidentin von The Productivity Pro, einem Zeitmanagement-Schulungsunternehmen, vor. „Führen Sie einen Appell durch und überprüfen Sie, ob alles funktioniert. Überprüfen Sie die Zeitleiste. Geben Sie eine Methode an, um Sie offline zu erreichen, falls ein Diskussionsteilnehmer auf Probleme stößt, sagt Stack.
Hinweis: Wenn Sie einen einzelnen Moderator mit einem großen Publikum veranstalten, ist es eine gute Idee, einen Moderator zu beauftragen, der den Hauptredner unterstützt. Der Moderator kann die Teilnehmer bei technischen Problemen unterstützen und alle eingehenden Chat-Fragen überwachen. Wenn der Moderator versucht, Chat-Fragen zu lesen, wird der Präsentationsfluss verlangsamt.
Tiefer graben: Das neue Videokonferenz-Tool von iMeet
5 Tipps für die Durchführung eines virtuellen Meetings: Technische Tools und Anforderungen
Das Schöne an der Online-Meeting-Technologie besteht darin, dass sie selbst von den noch jungen, reinsten Operationen verwendet werden kann. Alles, was Sie benötigen, ist eine Internetverbindung, Audio (von Computerlautsprechern, Mikrofon oder über Telefon) und eine Webcam (Standalone oder in Ihren Monitor/Laptop integriert). Größere Gruppen benötigen möglicherweise auch eine Projektionswand oder einen großen TV-Monitor.
Denken Sie bei der Auswahl eines Dienstes „klein“, sagt Susan Colaric, stellvertretende Vizepräsidentin für Lehrtechnologie an der Saint Leo University in Saint Leo, Florida. „Die effektivsten Webkonferenzen sind solche, bei denen nur die benötigte Technologie verwendet wird. KIS-;mach es einfach-; ist der beste Weg, damit sich die Leute auf Ihre Botschaft und nicht auf die Technologie konzentrieren.' Einige Online-Webprodukte umfassen Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Microsoft Office Live-Meeting und WebEx .
Unternehmer müssen auch bedenken, dass nicht jedes Videokonferenzsystem zusammenarbeitet. Vermeiden Sie peinliche Verzögerungen und technische Störungen, indem Sie die Konnektivität aller Standorte vor dem Meeting testen. „Der Versuch, ein analoges Videosystem an einem Ende und ein digitales System am anderen Ende zu verwenden, kann eine Vielzahl von Problemen verursachen, und sogar Digital-zu-Digital-Konferenzen können problematisch sein, wenn ein älteres Softwareprogramm aktualisiert werden muss, bevor es „sprechen“ kann 'ein neueres Programm', sagt Bowers.
Tiefer graben: Flugverbotszone: Virtuelle Meetings
5 Tipps für die Durchführung eines virtuellen Meetings: Konzentriert bleiben
Rick Maurer, Autor von Jenseits der Mauer des Widerstands und Warum willst du nicht, was ich will? rät den Benutzern, Ablenkungen zu entfernen. Der Vorteil virtueller Meetings ist die Möglichkeit, sie fast überall abzuhalten; Der Nachteil virtueller Meetings ist auch die Möglichkeit, diese fast überall abzuhalten. Teilnehmer an Online-Meetings können sich im örtlichen Café, in Flughafenlounges, Homeoffices usw. anrufen oder anmelden. Um Hintergrund- oder 'Straßengeräusche' zu minimieren (Sie möchten nicht, dass Ihr Kind, Ihr Haustier oder klingelnde Telefone im Mittelpunkt stehen) können Sie „Alle Teilnehmer stumm schalten und nur Fragen über die Chatbox beantworten“, sagt Stack.
Maurer rät auch davon ab, mehrere Dinge in ein einziges Meeting zu pressen. „Konzentrieren Sie sich auf ein oder zwei Themen. Wenn Sie mehr Gegenstände abdecken müssen, geben Sie den Leuten Zeit, sich zu dehnen, eine Toilettenpause einzulegen oder ihren Kaffee aufzufüllen. Halten Sie jeden Abschnitt des Meetings kurz – nicht länger als 30 Minuten.'
Hinweis: Gestreifte Hemden übertragen nicht gut auf die Kamera, ebenso wie große, glänzende Schmuckstücke. Beides kann optisch störend sein. Versuchen Sie, Ihre Körperbewegungen auf ein Minimum zu beschränken, da übermäßige Bewegungen die Videoqualität beeinträchtigen können.
Tiefer graben: Meeting im Web: Welche Tools sind zu verwenden?
5 Tipps für die Durchführung eines virtuellen Meetings: Etikette
„Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Video- oder Telefonkonferenz besteht darin, sich daran zu erinnern, dass Sie sich in einer Besprechung befinden“, betont Colaric. „Wenden Sie den Teilnehmern Ihre volle Aufmerksamkeit, als ob Sie im selben Raum wären. Lassen Sie sich nicht durch E-Mail, Surfen im Internet oder SMS ablenken. Versuchen Sie, nicht zu essen oder zu trinken, damit Sie vorbereitet sein können, wenn Fragen an Sie gerichtet werden.'
Eine gute Faustregel ist? Colaric sagt: „Wenn Sie den Raum betreten, gehen Sie immer davon aus, dass die Mikrofone bereits an anderen Orten live sind! Dadurch wird verhindert, dass überflüssige Unterhaltungen vor dem Meeting übertragen werden, wenn Sie dies möglicherweise nicht beabsichtigt haben.'
Sie weist auch darauf hin, dass Videokonferenz-Meetings aufgrund einer Verzögerung von zwei bis drei Sekunden für die Kommunikation der meisten Systeme tatsächlich etwas langsamer ablaufen sollten als ein typisches Meeting. Wenn Sie das Meeting leiten, achten Sie darauf, dass nach dem Stellen einer Frage genügend Pausen eingelegt werden. Wenn Sie ein Teilnehmer sind, machen Sie auf sich aufmerksam, bevor Sie die Gruppe ansprechen, indem Sie mit der Hand signalisieren oder „Frage“ oder „Kommentar“ sagen und dann einige Sekunden warten, bevor Sie fortfahren.
Die Teilnehmer sollten auch Blickkontakt herstellen, indem sie in die Kamera schauen. Es wird die Konversation zwischen den Teilnehmern natürlicher machen. Das Folgende ist ein kurzer Spickzettel zur Etikette:
Die 8 Gebote der Videokonferenz-Etikette
Seien Sie höflich zu anderen Teilnehmern
Sprich deutlich
Halten Sie die Körperbewegungen minimal
Bewege und gestikuliere langsam und natürlich
Halten Sie Blickkontakt, indem Sie in die Kamera schauen
Zieh dich angemessen an
Machen Sie die Sitzung animiert
Sei du selbst und hab Spaß!
Die 7 Gebote der Videokonferenz-Etikette
Mach keine ablenkenden Geräusche
Nicht schreien
Mach keine ablenkenden Bewegungen
Unterbrich andere Redner nicht
Keine Nebengespräche führen
Tragen Sie keinen 'lauten' Schmuck
Das Mikrofon nicht abdecken
Quelle: St. Leo University Office of Information Technology University
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Tiefer graben: Der Fall und der Plan für das virtuelle Unternehmen
5 Tipps für die Durchführung eines virtuellen Meetings: Teilnehmer einbeziehen
Dennis sagt, dass es bei virtuellen Meetings eine Tendenz gibt, direkt mit der Aufgabe zu beginnen, was sich negativ auf den Beziehungsaufbau auswirken kann. Sie empfiehlt, das Eis zu brechen, indem sie durch den „virtuellen“ Raum geht und alle bittet, sich vorzustellen und etwas über ihr Wochenende zu erzählen oder über etwas zu sprechen, auf das sie sich freuen, um dem Verfahren ein soziales Element hinzuzufügen. 'Alles, was Sie von persönlichen Begegnungen simulieren können, ist gut.'
Stack fordert die Teilnehmer auf, ihre Fragen zum Thema vor Beginn des Programms einzureichen. Sie empfiehlt auch andere Methoden, um das Publikum während des Webinars zu beschäftigen, wie zum Beispiel eine Umfrage durchzuführen oder eine Frage zu stellen und per Chat um Antworten zu bitten.
Colaric schlägt vor, häufig Fragen zu stellen, um sowohl entfernte Teilnehmer einzubeziehen als auch eine persönliche Verbindung aufrechtzuerhalten. Aber, betont sie, seien Sie in Ihren Fragen explizit. „Stellen Sie einer bestimmten Person eine bestimmte Frage. Offene Fragen an ein großes, entferntes Publikum zu stellen, führt oft zu 'Totluft' und dann sprechen mehrere Leute gleichzeitig.'
Tiefer graben: Wie ein virtuelles Unternehmen kommuniziert
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